Онлайн-консультация А2Б
Здравствуйте! Мы можем вам чем-то помочь?
Заполняя данные, вы даете согласие с Политикой обработки персональных данных
😇 🙂 😕 😡 😈 😞 😘 😋 😥 😩 😄 😆 😉 😎 😐 😜 😯 👍 👎 😃

Электронный документооборот с 2023 года: перечень основных изменений

Основные изменения 2023

Если сформулировать кратко, электронный документооборот 2023 года получил изменения в следующих областях:

  • Разрешено подписание документов автоматической ЭП;
  • Появились новые образцы цифровых документов, единые для всех форм бизнеса и учреждений. Ведется разработка дополнительных, которые появятся в ближайшее время;
  • Начал действовать приказ об обязательном трансфере на ЭДО бюджетных организаций;
  • Озвучены дополнительные единые правила для операторов системы ЭДО;
  • Обрели силу новые нормы Минтруда;

Рассмотрим изменения более детально.

Новые правила от Минтруда

С марта 2023 г действует закон ч. 8 ст. 22.1 Трудового Кодекса, устанавливающий единые правила к виду электронных бланков. Приказ №578н Минтруда был подписан еще осенью 2022 года. Теперь все формы бизнеса и организации могут вести документооборот полностью в электронном виде без дублирования информации на бумаге. Это упрощает содержание архивов, снимает ответственность за отсутствие бумажных копий. Положение касается 122 документов.

изменения в законе эдо

Закон об электронном ведении документооборота с 2023 года предписывает:

  • составлять документацию в компьютерном формате PDF/А-А1, обеспечивающем надежное воспроизведение внешнего вида;
  • прикладывать описание к каждому бланку в формате XML;
  • если используются приложения для детализации, то оформлять их в виде таблиц, картинок, текста;
  • применять соответствующую ЭП, установленную для каждого вида документации;
  • в случае отсутствия подписи начальства, использовать МЧД.

Изменения в правилах подписания

Ранее для подписания цифровых документов разрешалось применять только ЭП уполномоченного лица из руководящего состава. Подпись получали в аккредитованных центрах. В январе 2023 г Минфин издал приказ №3н, разрешающий использовать автоматическую электронную подпись, предоставляемую оператором ЭДО. Для перехода на нововведение отведено 60 дней с 1 июля 2023 г. Такое положение облегчит ведение технологических бланков, а также не позволит навредить умышленно репутации конкретного сотрудника.

Единственная структура, для которой это нововведение не действует - Федеральное Казначейство. Поскольку оно само выступает ключевым звеном госзакупок, и в нем должно прослеживаться, кто конкретно поставил свою подпись и дал разрешение на оформление документации.

Единые формы

Главным двигателем по разработке единых форм электронных бланков выступает федеральная налоговая служба. При ее содействии перед началом 2023 г уже был утвержден единый формат для 21 документа. Среди них:

  • ведомость для сопровождения товара, когда происходит передача материальных ценностей;
  • выставленная для оплаты счет-фактура (с записанной суммой НДС, что подтверждает право на налоговый вычет);
  • предоставляемая при необходимости корректировочная счет-фактура, когда количество товара или сумма меняются;
  • сопроводительная транспортная накладная;
  • универсальный передаточный документ (УПД), объединивший в себе функцию всех первичных документов;
  • заказ-наряд, оформляемый при оказании услуг, подтверждающий выполнение работы и отсутствие претензий;
  • товарная накладная для склада;
  • универсальный корректировочный документ (УКТ), если необходимо внести изменения в УПД;
  • машиночитаемая доверенность (МЧТ) и прочие.

При этом приказ ФНС от 8 июля 2022 года предписывает операторов, оказывающих услуги ЭДО, передавать все поступившие УПД в новую информационную систему автоматизированного типа. Для этого создается один архив, куда помещаются все необходимые документы. В результате упростился налоговый контроль и повысилась его оперативность.

единые формы в эдо

В УПД утверждена форма описания договора, на основании которого выполняется отгрузка товара, подробности оказания услуги. Формат МЧД еще дорабатывается, но скоро выйдет финальная версия. Ее необходимо оформить на каждого сотрудника, имеющего право подписи от лица организации. Это обязательное нововведение действительно с 1 сентября 2023 г.

Еще в 2023 г обновят 3 существующих бланка и выпустят 7 новых. Единый формат планируется для:

  • прейскуранта;
  • отчета агента (комиссионера);
  • авансового отчета;
  • гарантийного письма;
  • отчета о выполнении научно-исследовательских работ;
  • авансового отчета и пр.

Переход бюджетников на ЭДО

С 1 января 2023 г действует Приказ №52н от Минфина, обязующий бюджетные организации перейти на систему ЭДО и вести первичные документы в цифровом формате. Требование распространяется на:

  • городские и сельские органы власти;
  • образовательные организации;
  • органы исполнительной власти и все службы, которые им подведомственны;
  • другие сферы, получающие бюджетные средства.

До 1 января всем бюджетным структурам необходимо было выбрать формы документов для использования из списка приказа Минфина №52н. Важно было назначить ответственных за хранение цифрового архива и изменить правила учетной политики организации. Если это не было реализовано, возможны штрафы, поэтому бюджетным структурам следует поторопиться.

Новые нормы для операторов ЭДО

В январе 2023 начало действовать Положение Правительства РФ №1108. Оно предусматривает обязательную передачу первичной документации (УПД, счета-фактуры) в налоговую. При этом формат должен иметь реквизиты для прослеживаемости, что упростит мониторинг.

оператор эдо

Приказ ФНС №636 содержит дополнительные сведения о механизме передачи. Оператор ЭДО, обслуживающий продавца, должен отправлять сведения налоговой в течение следующего рабочего дня, после того, как получил файлы от продавца. Формируется пакет документов, содержащий все необходимые бланки установленной формы с подписями и технологическим сопровождением. Загрузка осуществляется одним архивом.

Как подключить ЭДО в 2023 году

Если ваша компания подпадает под новые требования или хочет сделать перейти добровольно, нужно выбрать оператора. Важно, чтобы сервера провайдера находились в РФ, иначе предоставляемые им услуги не будут соответствовать новым правилам. Далее необходимо выбрать схему движения документации по предприятию. Продумываются маршруты, количество сотрудников, задействованных в составлении, обработке и передаче файлов.

На основании этой информации определяется тип внедрения ЭДО - коробочная версия или доступ к облачному хранилищу. В первом случае программа устанавливается на сервер компании, а во втором - сотрудникам выдается доступ в виде логина и пароля. В уставе фирмы нужно прописать обязательные требования по ведению документации в цифровом формате. Назначаются ответственные за электронную документацию, перенесение файлов в архив, что поможет избежать потери, кражи или задержек при движении документов.

Для руководителей потребуется получить цифровую подпись, для чего обращаются в ФНС. Если у компании есть собственные программные продукты (CRM и пр.), важно, чтобы выбранный оператор ЭДО смог интегрировать свою программу в существующую среду.

Правила работы с электронными документами

Правила касательно самой работы с документами не сложные. Рядовым сотрудникам понадобится простая цифровая подпись в виде логина и пароля для их инициализации. Благодаря этому руководство будет видеть, кто составил документ, внес в него изменения, одобрил.

Для начальников, кассиров, отдела кадров и бухгалтерии создается квалифицированная подпись с более высоким уровнем защиты. Хранятся электронные документы в двух экземплярах на разных дисках. Можно использовать как память компьютера, так и подключаемые жесткие диски, флешки. Это защитит от махинаций и утраты архива при программном сбое.

Нарушение новых правил ЭДО в 2023 году влечет штраф от 5 до 10 тыс. рублей по ст. 15.11 КоАП для должностного лица. Если несоблюдение закона выявлено повторно, наказание предусматривает увеличение штрафа от 10 до 20 тыс. рублей. Поэтому лучше сразу начать применять вступившие в силу положения по ведению электронного документооборота в 2023 году.

Читайте также:

Электронный документооборот между организациями

Почему необходимо переходить на электронный документооборот?

Роль системы ЭДО для современного предприятия

Почему необходимо переходить на электронный документооборот?

<<<<<<< HEAD ======= >>>>>>> 7791a8c4e0816b67af3eccdfa4d34121169d5c92