Как правильно ставить задачи сотрудникам?
Чтобы успешно вести бизнес, необходимо ставить правильно цели перед коллективом и отдельными сотрудниками, а затем планомерно их достигать. Эффективность компании зависит от умелого руководителя и методов постановки задач для сотрудников. Рассмотрим основные правила по организации работы коллектива и проверенные способы, обеспечивающие результат. Обсудим, какие системы помогают вести контроль выполнения задач сотрудниками.
Содержание:
Что такое постановка задач сотрудникам и почему она важна
Постановка задачи - это процесс донесения до подчиненных целей. При этом указываются допустимые способы или условия, какой результат ожидается, в какие сроки. Чем яснее постановка задачи, тем проще сотрудникам работать над ее выполнением. У персонала возникает меньше вопросов, экономится время, работу можно распределить между несколькими людьми, чтобы усилия не пересекались. Коллегам проще понимать, что от них ожидает руководство, каков их уровень ответственности.
Задачи нужно ставить по типу проблема-решение. Необязательно расписывать все до мелочей. Это позволит сотруднику проявить инициативу, придумать оригинальный подход, проявить себя. Но давать ориентиры (какой результат ожидается, к какому сроку) нужно. Сам механизм постановки задачи может быть посредством:
- Устных распоряжений. Не лучший способ, поскольку информация быстро забывается, детали можно перепутать, трудно доказать формулировку (если результат совсем другой).
- Через служебные записки. Написание текста на бумаге и ее передача по отделам занимает время, требует привлечения дополнительных людей, канцелярских расходов. Записка может потеряться, испортиться, сложно запомнить, кому какие поручения даны - нужно дублировать информацию, что забирает время.
- Сообщений через E-mail. Удобно, нет расходов на канцелярию. Но контроль сводится к повторным сообщениям, которые сотрудник может просто не видеть.
- Посредством CRM-систем. Передовой способ правильно ставить цели и задачи, которые попадают прямо на рабочий стол подчиненного (на ПК, смартфон, планшет). Руководитель описывает цели и границы действий, бюджет. Сразу можно задать вопросы. Ответы видят все, кому поставлена общая задача. Руководитель задает дедлайн, контролирует выполнение. При окончании срока или перед этим сотрудники получают автоматические напоминания.
Виды задач в управлении проектами
Управление бизнесом требует решения ряда задач, делящихся на следующие категории:
- Ежедневные. Повседневные процессы для ведения бизнеса (обзвон клиентов, отправка товара, обработка счетов).
- Текущие, обязательные. Поручения, влияющие на успешность бизнеса. Подписание договора с крупным клиентом, презентация продукции перед большой аудиторией, рекламная кампания. Такие поручения нужно делать в кратчайшие сроки и более ответственно.
- Долгосрочные, важные. Задачи достигаются планомерно (за недели, месяцы), требуют значительных ресурсов, количества задействованных человек. Связаны с освоением новых рынков, запуском нового продукта, привлечением дополнительных инвесторов.
- По потребностям. Внезапные ситуации, которые нужно решить, закрыв возникшие потребности. Например, клиент получил не тот товар, партию продукции доставили в другой магазин и пр.
Алгоритм постановки задач сотрудникам
Успешность реализации проекта зависит от правильности постановки задачи. Вот ряд правил:
- Выберите сотрудника, опыт и способности которого подходят для реализации проекта.
- Сформулируйте поручение в деталях, чтобы у человека возникло правильное понимание, чего от него ожидают.
- Укажите в каких количественных значениях или физических параметрах будет оцениваться результат (количество новых клиентов, число продаж за неделю).
- Установите четкие сроки, когда проект должен быть завершен.
- Предоставьте инструменты для выполнения (информацию из баз данных, сайты, контакты).
- Сообщите, когда будет просмотр первоначальных результатов со стороны руководства.
- Оставьте комментарии при оценке промежуточного результата, чтобы подчиненный понимал, продолжать ли движение в этом направлении или поменять подход.
При этом ставьте конкретные, а не расплывчатые задачи (увеличить посещаемость сайта на 20%). Учитывайте реальность выполнения. Вместо «повысить прибыль за месяц на 40%» - «увеличить объем продаж на 20% до конца квартала». Определяйте только значимые цели. Например, не стоит выходить с новым продуктом на рынок, когда два предыдущих еще мало известны, нуждаются в рекламе, дополнительных инвестициях.
Какие ошибки совершают руководители при постановке задач
Вот ряд типичных ошибок при постановке задач.
Читай мои мысли»
Нет четкого руководства в отношении целей, способов измерения результата. Мало информации для анализа. Персонал не может угадывать мысли директора, поэтому нужно больше вводных.
«Сделай это срочно»
Начальник под этим понимает - «до конца дня». А подчиненный - «до конца недели». Сроки провалены.
«Хочу то, не знаю, что»
Подкрепляйте проекты примерами. «Хочу такую рекламу товара, как на этом сайте». «Переделать кнопки навигации, как здесь»
«Бегом!»
Тон при постановке поручений всегда должен быть уважительным.
Нужно все и сразу
Не ставьте много целей одному человеку - это заведомо невыполнимо, приведет к стрессу, результат не будет достигнут.
Еще руководители не обеспечивают хорошую обратную связь, ожидая, что подчиненные все поняли. Отсутствие контроля расхолаживает, поэтому не интересоваться ходом выполнения проекта - очередная ошибка.
Задействуя хорошую CRM можно облегчить управление проектами. Программа помогает раздавать поручения, рассылать их по отделам, проводить быстрое согласование, отвечать на вопросы. При этом постановщик видит процесс, занятость персонала, заминки. Есть удобные средства для аналитики, функции напоминания сроков. Все это пойдет на пользу бизнесу, упростив работу.
