Тайм-менеджмент в работе
От правильности планирования дел, которые нужно успеть выполнить к определенному времени, зависит эффективность. Это верно как в отношении личной эффективности, так и всей команды. Эффективное управление временем называется тайм-менеджментом. В этой статье мы рассмотрим принципы тайм-менеджмента в работе, как вы на практике можете стать более организованным, повысив свою производительность.
Содержание:
Что такое тайм-менеджмент?
Тайм-менеджмент - это система управления временем, позволяющая больше успевать. Время у нас фиксированное - 24 часа в сутки. А вот список дел постоянно пополняется. И не обязательно задачи, появившиеся раньше, важнее тех, что добавились позже. Методика рассчитана на продумывание списка дел, последовательности их выполнения, чтобы это принесло максимальную пользу (как личную, так и коллективу). При этом уделяется внимание приоритетности задач, а не последовательному выполнению. В итоге, даже если получится выполнить не весь список, производительность фирмы сохранится.
Зачем нужно управлять временем?
Вот несколько выгод, которые получит бизнес, если обучить руководство и сотрудников тайм менеджменту:
- Руководитель видит продуктивность (свою, команды), может легко выделить слабые звенья, реорганизовать структуру в кадрах или порядок выполнения работы. Фирма процветает, нет торможения из-за собственной неорганизованности.
- Уменьшается уровень стресса. Без применения методов тайм-менеджмента может случиться, что сотрудник увлечется выполнением второстепенной задачи. Закончив ее, он видит, что на очереди более важный проект, а времени осталось мало. В результате приходится оставаться после работы, работать на выходных, брать проект домой. Применяя принципы тайм менеджмента можно устранить подобные неудобства, работая более комфортно и продуктивно.
- Синхронизируется работа команды. Если всех правильно организовать, не возникнет задержек из-за того, что один отдел не успевает, а это тормозит работу другого отдела.
Принципы управления
Выделим ключевые принципы тайм менеджмента в работе, на которых основаны популярные методики.
Постановка конкретных целей
Руководитель предприятия ставит цель для себя вывести производство на определенный уровень по выпуску продукции, получению денежного оборота. Еще может быть цель привлечь нового инвестора, выйти на новый рынок, запустить дополнительный товар в продажу. Для сотрудников мотивацией по достижении озвученных целей будет своевременная выплата заработной платы с премией, дополнительные поощрения.
Планирование
Это составление графика на день, неделю, месяц. График показывает, какой объем работы необходимо выполнить. Это помогает ориентироваться самому и коллективу, насколько успешно идет процесс. График должен быть реалистичным, соответствовать способностям, возможностям команды.
Расстановка приоритетов
Имея целый набор задач, который регулярно пополняется новыми, важно устанавливать приоритетность. В первую очередь браться за самые важные, затем второстепенные, третьестепенные и т.д. Тогда гарантированно все важное будет выполнено, а если что-то из мелкого не успеется, это не сильно отразится на продуктивности фирмы.
Это как складывать в большой стакан песок и камни. Если первым высыпать песок, камни не поместятся. Когда первыми кладут камни, песок заполняет оставшееся пространство в стакане. Так больше влезет. Камни в примере - более важные дела, их выполняют первыми. Песок - второстепенные.
Техники/методы тайм-менеджмента
Выделим популярные техники и методы тайм-менеджмента, которые активно практикуют некоторые фирмы:
- Система 25 минут. Основал Франческо Чирилло. 25 минут нужно выполнять работу, ни на что не отвлекаясь. Затем 5 минут перерыв. Это позволяет разбить крупный проект на небольшие отрезки, не сильно устать. Через каждые 4 цикла наступает увеличенный перерыв 30 минут.
- 52 на 17. Чуть расширенная версия с тем же принципом. Удобна, если вы можете концентрироваться на задаче в течение 52 минут.
- 90 на 30. Самая продолжительная по интервалам методика. 90 минут нужно работать и 30 минут отдыхать. Подойдет для небольших проектов, которые можно полностью завершить за указанный промежуток времени.
- Принцип трех дел. Ориентирован на задачи, а не на время. В течение дня сотрудник должен выполнить минимум 3 проекта.
- 1-3-5. Более сложная схема этой же методики, когда за рабочий день нужно выполнить одно сложное дело, 3 средней сложности, 5 легких. Начинать нужно по мере важности от сложного к легкому.
- Система канбан. Система, где основной инструмент - карточки с написанными на них делами. Они перемещаются по колонкам на доске по мере прохождения разных стадий проекта. Методика визуализирует выполнение, помогает быстро сориентироваться в объеме дел, увидеть отставание.
Сейчас появились программные версии некоторых техник менеджмента временем. Действие происходит на экране компьютера. Вы составляете список дел, указываете их приоритетность. Есть функция рассылки каждому участнику команды с напоминанием. Руководитель видит у себя в окне программы, сколько задач в работе, какой у них статус. Это показывает наглядную картину, помогает заметить сотрудников, тормозящих процесс. Их можно заменить или уменьшить нагрузку (если на них приходится самый большой объем), чтобы сохранить продуктивность.
10 Советов по планированию
Напоследок предоставим 10 советов по планированию, которые помогут вам больше успевать:
- Не держите список дел в голове - записывайте его.
- Составляйте порядок выполнения дел на завтра накануне, отмечая краткосрочные цели.
- Придумайте для себя систему поощрения, если сможете придерживаться намеченного графика без отвлечений.
- Ставьте четкие дедлайны, при наступлении которых бросайте дело и приступайте к следующему.
- Делайте самую трудную задачу утром, пока у вас больше сил.
- Совмещайте крупные и мелкие задачи (не требующие задействования умственных способностей). Например, когда отправили проект на согласование и ждете ответа, разошлите остальную электронную почту, запланированную на сегодня.
- Не будьте многозадачными. Это дополнение к предыдущему совету, чтобы не выполнять два дела (занимающих ум) одновременно.
- Делите большую задачу на несколько мелких.
- Работайте по таймеру, чтобы видеть, сколько вы тратите времени.
- Быстро обрабатывайте новое поручение, присваивая ему уровень важности, выделяя время в графике
Настроив управление сотрудниками по тайм менеджменту, можно повысить производительность компании. Это упростит достижение целей, повысит удовлетворенность от потраченного времени. А современные программы в этом помогут.
