Онлайн-консультация А2Б
Здравствуйте! Мы можем вам чем-то помочь?
Заполняя данные, вы даете согласие с Политикой обработки персональных данных
😇 🙂 😕 😡 😈 😞 😘 😋 😥 😩 😄 😆 😉 😎 😐 😜 😯 👍 👎 😃
Возможности
Внедрение
Цены
Контакты
Презентация

Управление эффективностью сотрудников в СЭД

Если все сотрудники компании будут вовремя выполнять поручения, фирма быстрее достигнет поставленных целей по выпуску/реализации продукции, оказанию услуг. Но оценивая эффективность лишь по итогам квартала, полугодия или года получится только констатировать факт, что удалось сделать, а что нет. Найти причину, из-за которой стопорится процесс и вовремя реорганизовать ситуацию поможет система СЭД.

управление-сотрудниками

Как СЭД помогает управлять эффективностью?

Система электронного документооборота (СЭД) - это программа, установленная на всех рабочих компьютерах. Она создает внутреннюю сеть для быстрой отправки приказов, распоряжений, служебных записок, постановлений. Позволяет экономить время при распределении документации между работниками, доставке бумаг, согласовании. Если установить софт на смартфоне, управлять организацией получится из любого места на ходу.

Программа электронного документооборота (ЭДО) имеет вид почтового агента. На экране доступен функционал для создания и отправки документов. Есть быстрый выбор адресата, возможна массовая или персональная рассылка. При помощи ЭДО можно ставить задачи всему отделению или нескольким руководителям. Затем программа помогает контролировать время ознакомления получателя с документом, последующую передачу, момент завершения проекта.

Благодаря СЭД процесс работы над постановлениями, общие сроки, затраченное время на каждом этапе каждым работником - все это становится прозрачным. Руководитель видит работу отдельных подразделений, каждого члена команды, что позволяет оценивать эффективность. Благодаря СЭД можно вовремя найти слабое место компании, из-за которого стопорятся остальные процессы. Это позволит изменить структуру, добавить помощников или перенаправить проекты, чтобы все выполнялось своевременно.

Инструменты для анализа эффективности

Для управления эффективностью фирмы в СЭД внедрены различные инструменты. Одни из них позволяют ставить количественные цели для подчиненных (сумму продаж, объем и пр.). Другие - созданы для контроля времени выполнения, оценки объема завершенных проектов за выделенный период.

Постановка целей

Функционал постановки целей реализован для всех работников - от руководителей до простых служащих. Это позволяет определить приоритеты, каскадно спланировать работу, увидеть результат. По итогам можно запустить сравнительный анализ за квартал, 6 месяцев, год, чтобы скорректировать стратегию.

Анализ исполнительской дисциплины

Инструмент показывает процент выполненных вовремя заданий. Показатель 90% и выше считается отличным. Хорошее значение - более 70%. Если система показывает 50%, значит:

  • сотрудники не пользуются ею, поэтому она отражает недостоверные сведения;
  • сроки заданий нереальные, поэтому их нужно пересмотреть;
  • сотрудники работают неэффективно.

Детальный разбор исполнительской дисциплины позволяет посмотреть картину по каждому отдельному сотруднику. Статистика показывает, какие именно задания не выполнены в срок. Тогда можно вызвать этого специалиста, обсудить, что ему помешало (забывание, непонимание сути задачи, незнание, как ее выполнить, неумение пользоваться системой и т. д.). Это поможет спланировать дальнейшие организационные меры.

Анализ загрузки

Инструмент показывает уровень загрузки людей. В нем по каждому работнику можно вывести количество заданий на исполнении, объем уже готовых проектов, число просроченных. Демонстрируется динамика - как часто сотрудник получает задачи в одно и то же время (приходит сразу по 5-10 проектов). Анализ помогает выявить перегруженных работников, которые физически не успевают все подготовить. Тогда можно оптимизировать процессы компании:

  • дать такому работнику помощника;
  • перенаправить часть работы другим;
  • увеличить сроки для трудоемких задач.

Анализ процессов

Кроме анализа загруженности сотрудников, существуют инструменты в системе СЭД, способные вывести статистику по процессам. Анализ помогает разобраться, какие задачи чаще всего вызывают трудности, задержки, кто ответственный за процесс. Затем можно организовать ведение дел по-другому. Например, сократить количество согласований. Поручить ряд дел непосредственно тем, кто должен определять содержание документов, а не их помощникам, которые вынуждены ждать текст по несколько дней.

инструменты-эффективности

Критерии оценки эффективности сотрудников

Компаниям, стремящимся к успеху, необходимо не только организовывать работу персонала, но также контролировать ее результаты. По данным статистики, 70% работников отвлекаются от своих обязанностей на мессенджеры, соцсети или звонки, а 40% не понимают сути поставленных задач. Это приводит к потерям до 30% выручки! Избежать этих потерь помогает оценка эффективности работы сотрудников в СЭД.

Для оценки эффективности используется несколько критериев. В частности, оценивается:

  • Компетенции. Первое, что оценивается - это профессиональные навыки: знание специфики работы, владение профильными программами или инструментами (CRM для сотрудников), умение решать задачи, а также находить выход из сложных ситуаций. Также оцениваются коммуникативные навыки: грамотное общение с клиентами, коллегами и руководством, умение вести переговоры, работать в команде.
  • Результативность работы. Оцениваются количественные и качественные показатели. К первой категории относится количество обработанных заявок, звонков, писем, совершенных продаж, подписанных договоров. Качественными показателями считается уровень удовлетворенности клиентов, количество повторных обращений, отсутствие ошибок в работе. Дополнительно оценивается соотношение результатов к затраченным ресурсам.

Критерии оценки классифицируются по нескольким параметрам. По охвату они могут быть общеорганизационными или специализированными. Первые критерии применяются ко всем сотрудникам компании, независимо от их должности или отдела. К ним относятся пунктуальность, дисциплина, соблюдение корпоративных норм. Специализированные критерии разработаны для оценки сотрудников конкретных профессий или подразделений. Они учитывают специфику работы и те задачи, которые они выполняют.

По характеру критерии делятся на объективные и субъективные. Первые основаны на стандартах и нормативах, утвержденных для каждого рабочего процесса. Они не зависят от мнения или оценки конкретного человека. Вторые формируются на основании мнений экспертов, руководителей или коллег. Они могут быть менее точными, чем объективные, но позволяют учесть индивидуальные особенности и вклад каждого сотрудника.

Остается добавить, что применение разных критериев позволяет получить более полную и объективную картину эффективности персонала.

Что влияет на эффективность управления сотрудниками

Ключевым фактором успеха любой компании является правильное управление своими сотрудниками. Это комплекс действий, включающий в себя как грамотную организацию труда, так и мотивацию людей, оценку результатов их деятельности, внедрение наиболее эффективных и результативных методов управления. Не менее важной составляющей является также развитие психологической составляющей взаимоотношений в коллективе.

Суть управления персоналом и эффективность традиционных методов управления

Управление персоналом – это комплекс действий, направленных на координацию деятельности сотрудников с целью достижения заданных стратегических целей компании. Зная, что влияет на эффективность управления сотрудниками, менеджер может организовать работу и взаимодействие между людьми с максимальной эффективностью. Грамотное управление базируется на понимании потребностей сотрудников, анализе их профессиональных компетенций и разработке программ повышения мотивации.

Традиционные методы управления, такие как иерархическая структура, административный контроль и жесткое следование должностным инструкциям, остаются важными, особенно на крупных предприятиях. Однако их эффективность снижается в условиях динамичной бизнес-среды. Такие методы часто не учитывают индивидуальные особенности сотрудников, а поэтому нередко вызывают снижение мотивации и вовлеченности.

Стратегии управления персоналом

В условиях современных реалий, чтобы управлять коллективом максимально эффективно, руководителю требуется применять комплексный подход, учитывающий следующее:

  • Мотивация и вовлечённость. Руководителям важно понимать факторы, влияющие на мотивацию сотрудников: признание достижений, возможность карьерного роста, справедливая оценка труда.
  • Обратная связь и оценка деятельности. Регулярная обратная связь позволяет сотрудникам понимать, как они справляются с задачами, и вовремя корректировать свои действия.
  • Гибкость и адаптация. Современные методы управления подразумевают адаптацию к изменяющимся условиям работы, использование гибких графиков и удалённых форматов.
  • Командный стиль управления. Формирование сплочённого коллектива и развитие сотрудничества между сотрудниками способствует повышению общей эффективности.

Руководитель должен быть не только стратегом, но также эмпатийным лидером, способным учитывать эмоциональное состояние сотрудников. Эффективные коммуникации, умение управлять конфликтами и создание атмосферы доверия повышают продуктивность работы коллектива.

Современные методы управления персоналом

Применение игровых элементов в рабочих процессах стимулирует интерес и повышает вовлечённость сотрудников. Использование аналитических данных Big Data, а также HR-анализ часто применяется для оценки эффективности сотрудников и оптимизации рабочих процессов. Инвестирование в развитие эмоционального интеллекта и коммуникативных навыков сотрудников делает коллектив более устойчивым к внешним вызовам за счет развития у персонала soft skills.

Заключение

Система электронного документооборота удобна тем, что эту статистику можно вывести наглядно в виде графика с цветными линиями. Последние демонстрируют динамику выполнения заданий. Приближение к красной черте показывает окончание сроков. Тогда можно заблаговременно поинтересоваться, успеет ли сотрудник, предупредив просрочивание задачи.

Возможна статистика в виде круга, где цветными долями отображается количество выполненных вовремя, находящихся на исполнении и просроченных заданий. Она поможет быстро оценить общую эффективность.

При помощи доработки компьютерного кода возможно улучшение инструментов электронного документооборота под индивидуальные потребности компании. Визуализация протекающих процессов в виде графиков, сводных столбцов, диаграмм, цветных разделов помогает быстро сориентироваться. Благодаря этим функциям ЭДО множество скрытой информации об эффективности становится прозрачной, что помогает лучше организовать работу фирмы.

Читайте также:

Чем отличается СЭД от ЭДО

Проблемы при внедрении СЭД и пути их решения

Как выбрать идеальную СЭД для организации?

Система электронного документооборота (СЭД) — почему она нужна вашей компании