Онлайн-консультация А2Б
Здравствуйте! Мы можем вам чем-то помочь?
Заполняя данные, вы даете согласие с Политикой обработки персональных данных
😇 🙂 😕 😡 😈 😞 😘 😋 😥 😩 😄 😆 😉 😎 😐 😜 😯 👍 👎 😃

Как выбрать идеальную СЭД для организации?

Внедрение системы электронного документооборота (СЭД) в компании позволяет экономить финансы, время, упрощает контроль над процессами, а другие задачи автоматизирует. Такие системы бывают в виде расширений или самописные, разработанные отдельными операторами. Предпочтение стоит отдать вторым, поскольку у них гораздо больше функций, а лицензия для корпоративного использования дешевле. Но как выбрать идеальную СЭД для своей организации, которая была бы безопасной, удобной и отвечала всем потребностям бизнеса? Рассмотрим основные требования, которые стоит предъявлять к системе электронного документооборота, и как происходит интеграция.

СЭД

Критерии выбора СЭД

Один из самых главных критериев выбора СЭД – удобный интерфейс. Работа с программой должна быть интуитивно понятной, чтобы пользователю не пришлось долго разбираться. Оцените окно СЭД, простоту доступа к документам, задачам, внутренней почте. Определите, насколько удобно найти нужного отправителя или проект, все ли даты и цифры понятны (что они означают). Отметьте, сколько времени ушло у вас на ознакомление.

Главное – быстрота ориентации без длительных разбирательств. В противном случае внедрение такого решения сильно затормозит работу сотрудников на этапе интеграции. Новым работникам будет труднее сразу влиться в процесс. Многие разработчики предоставляют тестовый период – обязательно воспользуйтесь им.

Вот другие критерии по выбору программы, чтобы вложения в СЭД были оправданными:

  • Единый архив ЭДО. Все документы из электронной системы попадают в единую базу данных, к которой имеют доступ сотрудники как главного, так и других подразделений компании.
  • Внутренняя связь. Пересылать документацию можно по внутренней сети, быстро выбирая адресата или целую группу получателей несколькими кликами.
  • Возможность поиска. Нужный файл можно легко найти (независимо от даты создания) по названию, автору, другим меткам.
  • Настраиваемые маршруты. Этапы согласования документов задаются в зависимости от потребностей организации. Пользователь может самостоятельно изменять роли без привлечения разработчика.
  • Уровни доступа. Работа с программой имеет разные уровни доступа, чтобы сотрудники могли видеть только те документы, которые связаны с их работой. Передача файлов происходит с применением шифрования.
  • Контроль стадии документа. Автор или директор может отследить состояние договора, проекта или задачи в реальном времени. Это позволяет увидеть, на каком этапе процесс, кто тормозит работу, завершена она или файл возвращен на доработку. Благодаря этому вы не утвердите еще «сырую» версию преждевременно, сможете при необходимости произвести кадровые перестановки.
  • Удаленная работа. Некоторые СЭД позволяют просматривать, согласовывать или возвращать недоработанные документы из мобильной версии или прямо из браузера с любого устройства. Это удобно для работы из дому или на ходу. Не привязывает сотрудников к офису.
  • Открытие всех текстовых форматов. Система электронного документооборота должна поддерживать все существующие форматы документов, чтобы корректно их открывать.
  • Совместимость с внутренними IT-структурами. СЭД должна легко интегрироваться с бухгалтерскими, складскими и другими программами, объединяя их работу.
  • Запрограммированные автоматические действия. Важно наличие CRM, чтобы при просрочивании задачи или других процессах запускались действия по заранее составленному сценарию. Это может быть высвечивание сообщения ответственному, начальнику его отдела, перевод задачи на другого участника и пр.
  • Формирование отчетов. По итогам недели, месяца, квартала формируется отчет по завершенным и незавершенным проектам, просрочкам. Это помогает увидеть слабые звенья цепи, вовремя предпринять изменения.
  • Возможность доработки. Нередко отдельным категориям бизнеса требуется дописать код программы под индивидуальные нужды. Открытый код позволяет это сделать. Закрытый – дает только пользоваться имеющимся набором инструментов.
  • Стоимость СЭД тоже важна, ведь слишком большая сумма может долго окупаться при старте бизнеса. Сравните имеющиеся варианты на рынке, соотнося цену и предлагаемые функции из этого списка. Посмотрите ТОП систем электронного документооборота. Оцените легкость создания новой задачи, удобство управления тестовой версии.

СЭД

Рекомендации по выбору СЭД

Необходимость внедрения электронного документооборота сомнений не вызывает.  Однако на рынке представлены разные программные комплексы, каждый из которых имеет особенности. Рассмотрим основные рекомендации по выбору СЭД со стороны экспертов.

На что обращать внимание при выборе

С точки зрения функциональности многие программы похожи друг на друга. Единых нормативных стандартов в СЭД в Российской Федерации нет. Применять можно любой софт, который подходит фирме. Следует исходить из целей, возможности масштабирования, надежности, удобства применения.

Рекомендации:

  • Интуитивно понятный интерфейс. Работники предприятия должны оперативно освоить программный комплекс. К нему предъявляются такие требования, как простота, графика, система окон, юзабилити.
  • Наличие требуемых опций. Чем больше функций, тем лучше, поскольку сотрудники могут эффективней применять систему электронного документооборота. Типовые операции: регистрация бланков сквозным методом, поиск по разным критериям, настройка уровня доступа в категории, поиск по карточке файлов, разработка маршрута согласования.
  • Надежность. Софт должен обеспечивать безопасность данных. Сквозное шифрование обеспечит безопасность. В ПО должен быть разграничен доступ к файлам. Руководителю следует видеть полное движение файлов.
  • Индивидуальная настройка интерфейса - дополнительный плюс. Нужно помнить, что задача СЭД -  оптимизация рабочего процесса, экономия времени на выполнение операций.

    Как проходит адаптация компании под СЭД?

    Основная сложность при внедрении СЭД – отсутствие полноценного документооборота компании. Если в фирме многие процессы оговаривались лишь устно, не контролировалось исполнение, не было четких алгоритмов процессов, придется наладить пути согласования, чтобы все их придерживались. Тогда можно внедрять систему электронного документооборота, которая принесет пользу.

    Еще один фактор, требующий адаптации – оцифровка архива. При большом количестве бумажных документов это займет время. Зато после перевода в цифровой формат все сотрудники из разных отделений будут иметь быстрый доступ к базам данных и прочим документам.

    При установке «коробочной» версии СЭД важно соответствие минимальным техническим требованиям «железа». Понадобится купить сервер или заменить в существующем оперативную память, жесткий диск, процессор (если они слабые). Так же необходимо оборудовать помещение с постоянной температурой, запасным вводом и резервным питанием. Потребуется мощная выделенная линия интернета. При «облачном» решении такая адаптация не нужна.

    В остальном внедрение подразумевает настройку уровней доступа сотрудников, установку маршрутов согласования, интеграцию с существующими электронными системами фирмы (1С и пр.). После этого обучается персонал и администратор.

    СЭД

    Безопасность при внедрении СЭД

    Если компания работает с секретными файлами, связанными с оборонной промышленностью, ядерными или химическим технологиями, лучше внедрить «коробочную» версию СЭД. Это позволит хранить все важные данные на собственном сервере без доступа посторонних. Когда речь о других видах бизнеса, дешевле подключиться к «облачной» системе электронного документооборота. Не понадобится сервер, помещение, запасной ввод и пр. Для повышения безопасности можно договориться с оператором об автоматическом бекапе.

    В остальном внедрение СЭД довольно безопасно, поскольку настраиваются уровни допуска. Сотрудники работают только с теми файлами, которые им необходимы. Руководитель видит все процессы.

    Зная, как выбрать систему электронного документооборота, можно найти свой вариант. Возможность масштабирования будет дополнительным преимуществом. При внедрении комплекса принимают во внимание также число сотрудников.

    Читайте также:

    Чем отличается СЭД от ЭДО

    Электронный документооборот с 2023 года: перечень основных изменений

    Роль системы ЭДО для современного предприятия

    Проблемы при внедрении СЭД и пути их решения

    <<<<<<< HEAD ======= >>>>>>> 7791a8c4e0816b67af3eccdfa4d34121169d5c92