Проблемы при внедрении СЭД и пути их решения
Содержание:
Электронный документооборот — популярный инструмент оптимизации бизнес-процессов. СЭД позволяет реализовать то, что недоступно при бумажном документообороте: хранить всю документацию в облаке, сократить сроки подписания документов и ограничить доступы к информации. В этой статье рассказываем, какие проблемы возникают при внедрении системы электронного документооборота, и даем практические советы, как с ними бороться.
Проблемы при внедрении СЭД
На техническом уровне сложности возникают с мощностями сервера. Чаще всего их бывает недостаточно для хранения всей базы данных. Какие проблемы внедрения системы электронного документооборота встречаются чаще всего:
1. На уровне кадров необходимо учитывать, что изменения рабочих процессов всегда являются стрессом для сотрудников. Чем старше работник, тем сложнее ему перестроиться под новые порядки. Трудности могут возникать и у молодых специалистов, так как интерфейс большинства СЭД не всегда интуитивно понятный. Если не проводить обучение и не контролировать работу сотрудников с электронным документооборотом, система не приживется. Работникам будет проще перейти на привычный бумажный документооборот.
2. На уровне делопроизводства может оказаться, что выбранная программа не закрывает все задачи бизнеса. Это обнаруживается уже после внедрения программы, когда оказывается, что в делопроизводстве организации есть много промежуточных этапов или параллельных процессов, которые не отражены в программе. В лучшем случае разработчик может добавить функционал за отдельную плату. Тогда себестоимость СЭД становится нерентабельной. В худшем случае приходится продолжать поиски сервиса.
Подходы к решению проблем внедрения документооборота
Несмотря на разнообразие программ и сложности внедрения, перевести документооборот в электронный вид не так сложно. Для этого нужно:
Провести бриф с генеральным директором
Лучше заранее определить примерный бюджет на программу и задачами, которые она должна решать.
Назначить ответственного
Важно сразу назначить ответственного за внедрение системы электронного документооборота. Если ответственное лицо будет постоянно меняться, это усложнит процесс перехода на СЭД. Этот процесс занимает много времени, нужно постоянно мониторить ситуацию в компании, чтобы вносить изменения в регламент.
Провести аудит текущего документооборота
У вас должно быть полное представление о том, что происходит с документами у вас в организации. Будьте готовы к тому, что у каждого отдела свой регламент и внутренние неофициальные правила. Вам нужно утвердить единый для всей организации регламент, на основе которого будет составляться ТЗ для выбора функционала программы.
Составьте четкое ТЗ
Соберите руководителей подразделений и ответственных за документооборот компании. Спросите, с какими проблемами они сталкиваются чаще всего. Здесь важно не только зафиксировать пожелания, но и определить приоритетность функций. На рынке представлено много программ с обширным функционалом, но даже они не могут вместить всего. Определитесь, что для вас самое важное, и выбирайте на основе этого.
Консультируйтесь с профессионалами
Задавайте вопросы, проходите демо-версии, чтобы протестировать интерфейс программ. Желательно собрать небольшую фокус-группу, на которой будут тестироваться сервисы. Так вы получите реальные отзывы о работе.
Выбирайте тарифы с техподдержкой
В первые несколько месяцев после перехода вопросов будет очень много. Проще делегировать это техподдержке сервиса, чем сталкиваться с постоянными проблемами внедрения систем электронного документооборота.
Подготовьте обучающие материалы
Важно обеспечить работникам всесторонний доступ к информации и помощь в переходе на новую программу. Проводите обучения, создайте свою базу знаний. Чем проще будет добраться до информации, тем быстрее закончится переход и закрепятся навыки. Группируйте инструкции по темам, добавляйте скриншоты и записи экрана к обучению.
Собирайте обратную связь
Обращайте внимание на отзывы сотрудников. В большинстве случаев разработчик может внести изменения в интерфейс или добавить функционал (если это не коробочная версия). Пользуйтесь этим, чтобы сделать работу с СЭД максимально удобной.
Преимущества внедрения СЭД
Если вы следовали нашим рекомендациям, то сможете испытать все преимущества системы электронного документооборота:
- Оптимизация хранения документов. Теперь не придется выделять место под хранение документов. Все легко скачивается из облачного архива за 2 клика.
- Время на подписание сокращается. Вы сразу видите, на ком остановилось подписание, и оперативно решаете вопросы.
- Безопасность данных. У каждого сотрудника свой уровень доступа. Он видит только документы, непосредственно относящиеся к его работе.
- Исключаются лишние взаимодействия. Воронка подписания по каждому документу состоит только из тех, кто действительно нужен в этом процессе.
- Оптимизирован поиск файла. Не придется переживать, что налоговая вдруг запросила файл 5-летней давности. Любой документ можно найти по поиску.
Заключение
Чтобы избежать проблем с внедрением системы электронного документооборота, нужно системно подойти к процессу. Определите точку А (как ведет документооборот сейчас) и точку Б (какой идеальный результат), назначьте ответственное лицо и будьте готовы к тому, что потребуются дополнительные вложения, помимо самой программы.
СЭД — это инвестиция в ваш бизнес. Она не даст мгновенного результата, но вы точно увидите изменения в бизнес-процессе после успешного внедрения. Отлаженная система позволит вам не тратить время на бюрократию, а направить силы ваших сотрудников на развитие вашего дела.
