Пошаговый план делегирования задач
Выражение «Хочешь сделать качественно – сделай все сам» работает только в одиночном небольшом бизнесе. По мере роста, когда объем дел увеличивается, не обойтись без дополнительных членов команды. Здесь важны хорошие организаторские способности, чтобы научиться передавать полномочия и задачи подчиненным. Ниже рассказываем, как руководителю делегировать рабочие процессы, какие принципы учитывать при распределении поручений, каких ошибок избегать.
Содержание:
Что такое делегирование
Делегирование – это передача определенной работы другим сотрудникам. Объем поручений можно устанавливать на день, рабочую неделю, месяц. В зависимости от количества задач станет понятно, сколько человек требуется в штате. Со временем, когда люди себя проявят, выявятся способности каждого, поручения можно перераспределить для лучшей производительности.
Опытные бизнесмены советуют передавать рутинные обязанности. Это может быть:
- заполнение бланков;
- ведение отчетности;
- ввод товаров в базу;
- переписка с постоянными поставщиками по заказам;
- прием и отгрузка товара;
- работы по сайту (добавление фото, описаний, новых карточек, разделов каталога и пр.).
Практикуется раздача сотрудникам поручений по рекламе компании, поиску новых поставщиков, точек сбыта. В зависимости от типа бизнеса можно выделить дополнительный объем работы, подходящий для распределения между персоналом.
Зачем делегировать
Основная цель делегирования полномочий – возможность масштабирования бизнеса. Имея небольшой интернет-магазин, до определенного времени можно справляться в одиночку. Самому заказывать товар, получать его, вести сайт, обрабатывать заявки, формировать отправки покупателям.
Но когда заказов станет слишком много, больше времени будет уходить на обработку заявок и отправку. Тогда меньше останется возможностей для подбора нового ходового товара, на второй план отойдет работа с сайтом. Там начнут возникать технические проблемы, накопится устаревшая информация. От этого бизнес только пострадает и никогда не вырастет. Но, если в нужный момент основатель увеличит команду, разберется, как делегировать задачи, удастся увеличить обороты. Так из маленьких магазинчиков получаются большие интернет-гипермаркеты.
Кроме масштабирования бизнеса, умение давать другим поручения, разгрузит самого организатора. Тогда не придется тратить на работу собственные вечера, выходные или жертвовать отпуском. Еще это поможет не выгореть эмоционально. Благодаря распределению обязанностей ваша команда станет более опытной, в будущем сможет браться за более сложные поручения. Внутри компании нагрузка будет распределяться равномерно, что создает хорошую среду для стабильного коллектива.
Пошаговый план делегирования задач
Разбираясь, как делегировать задачи сотрудникам, важно сделать все правильно. В противном случае можно только создать большое количество проблем бизнесу, потерять рабочих, и даже обанкротиться. Вот пошаговый план:
- Проанализируйте объем работы в своей компании, выберите задачи, которые хотите передать другим.
- Подумайте, какие поручения подойдут вашим сотрудникам, учитывая их опыт, образование, способности, производительность.
- Создайте понятные инструкции по выполнению. Запишите их, чтобы не повторяться. Так у рабочих будет возможность уточнить что-то для себя, не отвлекая вас. При необходимости сделайте видео пояснения для наглядности.
- Опишите, какой измеряемый результат вы ожидаете. Это даст четкое представление, к каким целям стремиться при выполнении.
- Выделите достаточно времени для исполнения, установив четкий дедлайн. Когда опыт подчиненных увеличится, работа пойдет быстрее.
- Назначьте ответственного. Мотивируйте команду. Установите поощрения за своевременное выполнение и штрафы за просрочки.
- Периодически контролируйте процесс, чтобы вовремя внести изменения, если сотрудник неправильно понял поручение.
- После выполнения, оцените результат, похвалите команду, укажите, что можно улучшить, как это сделать. Будьте объективными.
Распространенные ошибки
Когда вам стало яснее, как делегировать полномочия, упомянем распространенные ошибки. Зная их, получится изначально выполнить все максимально правильно:
- Передача всех дел сразу. Ухватившись за идею наконец разгрузить себя, руководитель может раздать все задания. Это плохая идея, поскольку передавать полномочия нужно постепенно. Предварительно требуется обучить подчиненных.
- Переделывание за сотрудниками. Если начальник будет все переделывать, то это ничем не отличается от ситуации, когда он все делает сам. Укажите работнику на ошибки, попросите исправить. Это посодействует усвоению урока, ошибок в будущем станет меньше.
- Плохая коммуникация. Отсутствие обратной связи (похвалы, замечаний) вносит неопределенность. Работники не знают, хорошо они справились с поручением или нет. Это вносит неуверенность в команду.
- Передача ключевых дел. Делегирование заключения контрактов, кадровых перестановок и других важных решений может привести к необратимым ошибкам. Это лучше выполнять самостоятельно.
- Отсутствие четких сроков. Когда нет дедлайнов, работник не знает, за какое время ему необходимо справиться с поручением. Это расхолаживает.
- Отсутствие контроля. Если руководитель не интересуется ходом выполнения работы, дело может пойти на самотек. Когда работник неправильно понял задачу, исправить это легче в начале, а не в конце.
- Постоянный контроль. Отслеживание каждого шага команды создает ненужное напряжение, порождает неуверенность.
- Отсутствие четкой ответственности. Если непонятно, какой будет спрос за невыполнение, просроченные поручения, с кого это взыщут, то меньше мотивации для усердной работы.
Удобно ставить задачи при помощи программы. Так можно быстро распределять поручения, контролировать сроки, видеть успеваемость. Встроенный корпоративный чат облегчит коммуникацию.
