Как делегировать задачи?
Часто любой бизнес начинается с малого. Это может быть пошив одежды на дому, ремонт обуви, создание сайтов, продажа товаров на страничке в соцсети и пр. Но по мере роста фирмы задач становится все больше. Возникает потребность в найме дополнительных сотрудников для масштабирования бизнеса. Вот тут и появляется необходимость делегировать часть работы подчиненным. Но какие задачи делегируют и как правильно это делать руководителю - эти вопросы мы сейчас рассмотрим.
Содержание:
Зачем делегировать
Делегировать задачи необходимо для роста бизнеса. Например, при увеличении продаж через страничку в соцсети потребуется создание отдельного интернет-магазина под молодой бренд. Затем его нужно развивать в интернете, рекламировать, вести страницы в других социальных сетях и на YouTube. Еще требуется обрабатывать многочисленные заявки: обзванивать клиентов для подтверждения заказа, упаковывать и отправлять товары. При этом нужно следить за остатками по складу, вовремя заказывать новый товар. К 20-25 числам месяца требуется подготовить налоговую отчетность, а потом заплатить сами налоги в ФНС. В одиночку с этим не справиться - необходимы дополнительные люди и умение передавать полномочия.
Теперь организатор бизнеса становится начальником, у него появляются подчиненные. Директор должен уметь распределять обязанности между сотрудниками, чтобы компания работала как слаженный механизм. Еще делегирование заданий позволяет руководителю бывать в отпуске, ведь его функции может выполнять другой человек. Без взаимозаменяемости начальнику придется даже на отдыхе постоянно быть на связи, отвлекаться на звонки и почту, решать проблемы, что делает восстановление сил невозможным.
Как научиться делегировать
Чтобы руководитель делегировал сотрудникам задачи, необходимо научиться доверять подчиненным. Возможно, большой опыт в ведении бизнеса с самого начала позволяет начальнику лучше во всем разбираться. Но всю работу самому не выполнить, а значит требуется верить, что работники смогут справиться с поручениями. Но успешное выполнение заданий командой и разделение ответственности за это не происходят сами собой.
Для этого требуется:
- Обучение. Начальник разрабатывает инструкции, прописывает, как и что сделать. Это поможет не просто делегировать задачи и обязанности, а быть уверенным, что подчиненные имеют все необходимое для их выполнения.
- Анализ способностей. Руководитель оценивает навыки и умения. Малоспособным работникам поручаются простые задания: транспортировка товаров, сортировка, наведение порядка. Более способные обзванивают клиентов, оформляют заказы, отправляют по указанным адресам. Усидчивые и внимательные больше подойдут для работы с документацией. Хорошее знание работников подскажет, как руководителю делегировать задачи, чтобы бизнес не пострадал.
- Постановка сроков. Директор ставит четкие дедлайны, до какого числа нужно выполнить поручение. Это организовывает команду, сотрудники знают, что и когда от них ожидается.
- Обратная связь. После выполнения поручений говорите команде, что получилось, а что можно улучшить. Не забывайте хвалить.
Почему уметь делегировать важно для руководителей
Знать, как правильно делегировать задачи - одна из успешных черт начальника. Он как дирижер - организовывает работу отдельных музыкантов, чтобы получалась красивая мелодия. Это гораздо эффективнее, чем если бы дирижер сам играл поочередно на каждом инструменте. При хорошей организации у руководителя остается время на планирование дальнейшей работы, постановку целей для команды, встречи с крупными клиентами и инвесторами. Как раз такие задачи нельзя делегировать подчиненным.
Сервисы и инструменты для контроля выполнения
Для облегчения управления фирмой созданы программы. Например, у А2Б есть такие модули как «Поручения», «Проекты», «Цели». В них можно ставить задачи, назначать сроки. Сервис будет подсказывать работникам о приближении дедлайна. Руководитель сможет отслеживать, на какой стадии задача, кто сейчас над ней работает. Модуль «Канбан» покажет загруженности фирмы, количество проектов в работе. Поможет оценить потенциал, назначать клиентам конкретные сроки предоставления услуги.
Передача поручений другим работникам помогает масштабировать бизнес. Рассмотрев, какие задачи можно делегировать подчиненным и что для этого нужно, остается выбрать сервис, который в этом поможет.
