Управление задачами в бизнесе: инструменты, которые работают
Коммерческая деятельность требует грамотно выстроенных бизнес-процессов. Многие из них напрямую связаны с прибылью: продажа товара, оказание услуг, заключение договоров на поставку, оплата счетов. Другие – нужны для управления, вспомогательной (поддерживающей) функции. Среди них: распределение задач, начисление зарплаты, составление и передача инструкций. Управление даже малым бизнесом вручную создает хаос. Упущенные сроки оплаты, невыполненные поручения наносят убыток фирме. На крупных предприятиях тем более не обойтись без четкой структуры рабочих процессов. В создании удобной экосистемы для бизнеса оказываются полезными программы для управления задачами. Как именно они работают, какие инструменты содержат – рассмотрим дальше.
Что меняют современные программы
Прямым следствием плохой организации рабочих процессов могут стать не вовремя выполненные задачи, безответственное отношение к проектам. Когда общий результат зависит от слаженной работы всего коллектива очень полезными оказываются системы для управления бизнесом.
Приложения для повышения продуктивности компании называются таск-менеджерами. Они объединяют в себе планировщик задач с функцией контроля сроков и объемов, позволяют наглядно увидеть загруженность, стадии процесса работы. Руководителю не нужно искать сотрудника – достаточно составить карточку задания, описать необходимые действия, отправить в личный кабинет. Можно указать других коллег по команде, с кем нужно сотрудничать по проекту. Оповещение о новой задаче придет на рабочий стол.
Сервис дает единую цифровую среду, в которой можно работать командой. Все этапы наглядно отображаются. По каждому действует трекер, показывающий оставшееся время для исполнения. Программа позволяет совместно вести документацию, обмениваться идеями, задавать вопросы. Автоматически формируются отчеты для руководства. При помощи отслеживания можно увидеть, на каком человеке больше нагрузка. Это позволяет либо разгрузить его, передав часть поручений, либо более эффективно распределить роли в команде.
Инструменты A2B
А2Б предлагает набор инструментов для упорядочивания рабочих процессов:
-
СЭД для электронного документооборота. Позволяет создавать документы, подписывать, согласовывать, пересылать, архивировать для хранения. Цифровой архив удобен для поиска файлов по установленным критериям.
-
Корпоративный чат. Удобен для обмена информацией, рассылки новых инструкций, коллективного обсуждения.
-
«Проекты» для постановки задач, назначения ответственного, установки сроков выполнения. Через модуль удобно отслеживать этапы выполнения, видеть, кто затягивает сроки.
-
CRM поможет создать базы клиентов, автоматизировать некоторые процессы
В «Проектах» можно активировать доску Канбан. На ней наглядно показано, сколько заданий находится и на какой стадии. Демонстрируется загруженность команды, видно, где требуется больше человек для равномерного распределения нагрузки. Диаграмма Ганта показывает горизонтальными линиями выполненные задачи и потраченное время.
Программа подойдет для финансистов, организаторов событий, руководителей предприятий, СММ-специалистов, дизайнеров. Софт востребован у менеджеров по продажам, маркетологов, разработчиков. Применим для работы в команде от 2 человек. Максимальное количество участников выбираете вы сами.
Приложением от А2Б можно пользоваться онлайн через браузер или установить коробочную версию на сервер компании. В первом случае нужно заплатить за каждого подключенного сотрудника ежемесячную плату, тем самым исключив любые другие расходы. Для приобретения коробочного варианта уплачивается единоразовая сумма, и вы становитесь полноправным владельцем.
Что получают клиенты
В зависимости от сферы бизнеса внедрение системы управления проектами и задачами дает следующий положительный эффект:
-
на 20-35% повышается организованность выполнения работы, что экономит время для новых задач;
-
на 30-42% сокращаются убытки из-за допущенных ошибок, просрочек;
-
на 45-54% сокращается себестоимость проектов, поскольку они занимают фиксированное время и требуют заранее установленное количество человек;
-
до 40% экономится время руководителя, затрачиваемое на составление отчетов, анализ, распределение новых поручений.
Работа компании становится прозрачной. Видно объем заданий, возможности производительности фирмы. При поступлении новых проектов получится более точно формулировать сроки выполнения, поэтому клиенты точно будут довольны.
Выводы
Если у вас большая команда, много проектов, разноплановые цели – настало время автоматизироваться. При помощи системы для управления проектами и задачами можно упростить организацию дел на предприятии. Продукт от российской компании A2B применяется разными фирмами. У нашего софта оптимальное сочетание возможностей и цены. Набор функций выбираете вы сами путем подключения необходимых модулей. В любой период можно добавить нужные инструменты или отключить уже неактуальные.