Электронный документооборот с налоговой: преимущества взаимодействия

Содержание:

1. Регламенты ЭДО
2. Преимущества ЭДО с ФНС
3. Какие документы участвуют в ЭДО с ФНС
4. Алгоритм взаимодействия с ФНС
5. Как выбрать оператора
6. Выводы

• по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) через внешних операторов ЭДО, обеспечивающих функциональность автоматической генерации документации в форматы, утверждаемые и периодически обновляемые ФНС;
• при помощи настроенной системы электронного документооборота (СЭД), способной работать в формате XML или имеющей возможность создать механизмы интеграции с программными продуктами и сервисами налоговых органов.

• последовательность документооборота;
• применяемые программные продукты участниками информационного взаимодействия;
• спектр делегируемых полномочий;
• обязанность по обеспечению средствами криптографической защиты.

• Ускорение документооборота. По каждому представленному отчету налогоплательщик может отслеживать статус и своевременно получать уведомления о необходимости редактирования. Если ФНС направила извещение о вводе, то помимо принятия это означает отражение информации в лицевом счете. Компания или ИП, желающие произвести сверку расчетов по конкретному налогу, могут иметь уверенность во включении в формуляр результирующих показателей.
• Экономию временных и финансовых ресурсов. Ответственное лицо вправе выбирать удобное время суток для взаимодействия без привязки к интервалу работы подразделения налоговой службы. Налогоплательщик автоматически освобождается от необходимости простаивания в очередях, растущих в геометрической прогрессии по мере приближения предельного срока сдачи. Дополнительные сложности возникают у холдингов, обязанных направлять отчетность в ФНС по месту расположения и регистрации филиалов или представительств, что требует расходов на срочную доставку в структурное подразделение или почтовую пересылку в территориальный налоговый орган.
• Сокращение количества ошибок с необходимостью внесения корректировок. Электронный документооборот с ФНС проходит автоматическую проверку, касающуюся корректности заполнения отчетных форм и систематических обновлений программами операторов. Косметические изменения печатного бланка считаются основанием для отказа в принятии отчета на бумажном носителе. Так замена утверждающего нормативно-правового акта, указанного в «шапке» документа, даже не коснувшаяся заполнения измененных приложений для компании приводит к непринятию.
• Защиту от утери. Электронный документ направляется для обработки на предусмотренный сервис, а бумажный носитель может «затеряться в лабиринтах» налогового органа. В выигрышной ситуации оказывается налогоплательщик, заручившийся отметкой подразделения ФНС о получении отчета, иначе субъекту хозяйствования грозят финансовые санкции за непредставление отчетности в предусмотренный законодательством срок.

Согласно приказам ФНС (№398, №196 и №149) электронный документооборот с налоговой инспекцией предусматривает взаимодействие по передаче таких групп документов:

• Отчетность, которая относится к категории регулярной. Здесь выделяют декларацию по налогу на прибыль, по НДС, УСН, по налогу на имущество, 3-НДФЛ и 6-НДФЛ. К дополнительным бумагам относят расчет по страховым взносам (РСВ), ЕФС-1 для Фонда социального страхования. Главные правила, касающиеся документооборота, прописаны в Приказе № ММВ-7-6/398@ (от 2014 года). Здесь также утверждены рекомендации по расчетам.
• Запросы. К таким официальным бумагам относят обращения, выписки информационного типа, которые можно запросить у налоговой инспекции. Документы предоставляются по ТКС в электронной форме. Взаимодействие регламентируется Приказом ФНС № ММВ-7-6/196@ от 2013 года.
• Общие документы. К ним относят акты налоговой проверки, уведомления с ФНС, решения о приостановлении операций по счетам налогоплательщика, решения о проведении выездной проверки, протоколы о производстве выемки, изъятия документов и предметов, постановления о назначении экспертизы. Регламентируется Приказом № ММВ-7-2/149@ от 2015 года. Всего в нем свыше 50 видов документации.

• посредник (оператор ЭДО) формирует подтверждение даты отправки в момент получения документа с одновременным направлением обоим участникам;
• получатели (налогоплательщик и налоговый орган) автоматически подписывают извещение, подтверждающее получение даты отправки, с параллельной отсылкой оператору.

• извещение о получение первичного документа, означающего расшифровку отчета на входе и продолжение документооборота;
• сообщение об ошибке, свидетельствующее о некорректности зашифрованных данных, прекращении обмена документами и необходимости организации нового ЭДО С ФНС после внесения исправлений.

• квитанция о приеме, подтверждающая факт выполнения обязательства по представлению отчетности, но не означающая принятие отчета налоговиками;
• уведомление об отказе, свидетельствующее об отклонении отчетного документа с указанием причин и необходимости повтора отправки после внесения корректировок.

• извещение о вводе, свидетельствующее о принятии отчета и переносе указанных сведений в информационные ресурсы системы в разрезе лицевого счета;
• уведомление об уточнении, содержащее нефундаментальное несогласие, требующее представления пояснений либо направления корректирующего отчета с внесением соответствующих исправлений.

Поиск оператора ЭДО выполняют с учетом таких критериев:

1. Безопасность хранения и передачи данных. Учитывая высокий уровень киберпреступности, это важный фактор.
2. Наличие хорошо защищенного хранилища для данных. Обычно ЭДО предоставляет «облако» на сервере.
3. Наличие системы резервного копирования. Позволяет оперативно восстановить сведения в случае сбоя, попытки хищения, искажения информации.
4. Возможность интеграции с другими системами учета. Чтобы не использовать веб-интерфейс, удобно настроить работу электронного документооборота в 1С или другой системе.