Что такое система управления проектами
Синхронизировать работу команды поможет система управления проектами организации. Она содержит необходимые инструменты для: планирования, постановки задачи, контроля исполнения, анализа процесса. Продуманный ресурс помогает достигать поставленные цели в бизнесе. Рассмотрим, определение, сферы применения, виды сервисов для управления, а также конкретные программы.
Определение
Суть системы управления проектами заключается в наборе утвержденных методик, алгоритмов, графиков, обязательных для соблюдения сотрудниками. Они позволяют планировать, создавать расписание, отслеживать ход. В одних фирмах правила прописываются на бумаге. В других - разрабатываются программы, внедряемые в единую компьютерную сеть.
Главная задача - организация работы. Сюда входят:
- способы постановки задач;
- методы обработки документации;
- способы связи между работниками;
- порядок исполнения заданий;
- формы отчетности;
- информационные базы для обучения, предоставления нужных сведений;
- контроль процесса.
Корпоративные правила и методы помогают четко выполнять поручения, понимая, что ожидается от подчиненных. Команда становится слаженным механизмом. Руководитель видит эффективность, понимает возможности коллектива. Это помогает при дальнейшем планировании, чтобы никого не сорвать сроки.
Для чего необходима
Среди целей системы управления проектами:
- выполнение большего количества заданий;
- повышение эффективности сотрудников;
- экономия времени;
- демонстрация способностей персонала для руководства;
- равномерное распределение задач по способностям и загруженности;
- возможность быстрого внедрения нового человека в команду без длительного обучения;
- прозрачность процессов.
По программе руководство видит этапы каждого задания. Это позволяет реалистично оценивать возможности фирмы при взятии новых заказов, обещать конкретные сроки. Схема управления повышает организованность, сокращает издержки. При наличии полной картины можно легко отчитываться перед инвесторами о выполняемой работе, привлекать новых вкладчиков.
Где применима
Выработанный порядок управления делами полезен для бизнеса, решающего 5-10 задач одновременно. Программа пригодится для больших коллективов, компаний, имеющих 2-3 подразделения, зависящие друг от друга. Методики хорошо работают как при последовательном исполнении процессов (когда одна работа начинается только после окончания другой), так и при параллельном ведении дел. Сегодня методики управления применяются в:
- IT-сфере;
- строительстве;
- инвестиционных проектах;
- бухгалтерии;
- банковском секторе и пр.
Все зависит от конкретной программы системы управления проектами, возможностей настройки под определенную отрасль.
Преимущества
Внедрение четкой методики управления компания дает такие преимущества:
- Экономия времени. Команда быстрее согласовывает документацию, находит решение. Рабочие файлы быстро перемещаются независимо от удаленности отделов или подразделений.
- Экономия денег. Больше задач выполняет меньше человек, нет путаницы, дублирования процессов.
- Простой контроль. Руководитель видит, на какой стадии каждое задание. Поощряет активных сотрудников, наказывает недисциплинированных.
- Возможность четкого планирования. Фирма вовремя выполняет поставленные задачи, что положительно влияет на репутацию.
- Рост прибыли. Клиентам нравится быстрота и качество услуг, что приводит к повторным обращениям, рекомендации компании знакомым, партнерам.
Виды
Механизм управления бывает локальным. Например, это настольный или настенный график, календарь задач, установленный на экран одного компьютера. Но пользы от этого решения мало, поскольку нет общей картины, данные нужно сверять с информацией у других сотрудников. Многое зависит от организованности отдельных лиц. Отсутствуют общие каналы для согласования.
Чаты
Чаты обеспечивают быструю коммуникацию. Для каждого проекта создается отдельная ветка, добавляются в нее только сотрудники, непосредственно участвующие в задаче. Это избавляет от лишней информации, помогает быстро обмениваться файлами, согласовывать документацию. Руководитель имеет доступ ко всем чатам, может отслеживать движение дел. Но в плане организованности тоже все остается на усмотрение сотрудников. Нужно вести личный график, чтобы все успевать.
Онлайн-сервисы
Онлайн-сервисы типа Monday удобны для большой команды, наличия удаленных сотрудников. В нем видны:
- все задачи;
- кто и когда взял новое задание;
- сроки окончания проекта;
- примечания от менеджера;
- срок сдачи.
Пользоваться софтом можно с телефона, с компьютера. Главное – создать доступ к рабочей среде.
Программы
Компьютерные программы, например решение от A2B, устанавливаются на рабочие устройства сотрудников. Они объединяют все ПК в одну сеть. Есть облачный аналог для работы с мобильных гаджетов. Руководитель отправляет задания группам сотрудников или отдельным пользователям. Видит ход дел, этапы управления системами проекта. Софт выдает автоматические напоминания о необходимости согласовать документ, ответить на вопрос, приближении дедлайна. Автоматически формируются отчеты за день, неделю, месяц. Программа показывает эффективность, загруженность, слабые места. Есть CRM для автоматизации рутинных задач.
Критерии выбора сервиса
При выборе сервиса для управления проектами учитывают масштаб компании и возможности софта. Для крупного бизнеса нужны функции группировки задач, корпоративный чат, доступ к базам данных, автоматизация.
Важно удобство интерфейса, поскольку сложный вид запутает сотрудников, новичкам придется долго вникать в особенности программы. Немаловажна цена, складывающаяся из разовой платы или ежемесячной.
Используя продуманную систему управления проектами получится достичь больших результатов в бизнесе. У подчиненных будет четкое понимание, что и когда они должны выполнить. Руководитель сможет отслеживать процессы. Заказать такой сервис можно в компании А2Б.
