Для чего нужен корпоративный портал для сотрудников: особенности использования

Во многих российских компаниях до сих пор документы ведут в Word, базу клиентов, аналитику – в Exel, электронную корреспонденцию – на почте, а задачи – в стикерах. Если необходимо найти старый договор, проверить информацию по заказу или клиенту, то поиск затрудняется. Все потому, что компания ведет дела не в едином пространстве, а в нескольких программах, число которых доходит до 10 и более. Чтобы высвободить время на более интеллектуальные задачи, обращаются к корпоративному порталу для эффективного ведения дел. Разберемся, что это, как работает!

Что такое корпоративный портал?

Корпоративный портал (КП) – это закрытая веб-программа для управления организацией, обеспечивающая коммуникацию, в том числе обмен файлами, новостями и иной информацией между участниками системы. Через веб-интерфейс сотрудники получают доступ к внутренним данным, сервисам компании. Это не вся внутренняя сеть – интранет, а лишь ее часть.

Что включает корпоративный портал, зависит от специфики проекта, например:

Сервис может принять форму некой социальной сети для сотрудников одной компании. Это инструмент формирования корпоративной культуры, позволяющий транслировать внутренние стандарты, управлять данными, бизнес-процессами. Если ведете проект к большому будущему, без такого сервиса не обойтись.

В идеале основной портала должно стать общение, на котором базируется все остальное. Обычно происходит наоборот – компании формируют виртуальную среду, начиная с бизнес-процессов. Практика показывает, что первоочередное введение системы отчетности или документооборота приводит к тому, что сотрудники воспринимают автоматизацию как осложняющий фактор и теряют мотивацию. Если же работники получают нечто вроде внутренней социальной сети, использование которой поощряется руководством, то последующая автоматизация бизнес-процессов проходит более гладко.

Коммуникация, будь то деловая или неформальная, важна. Общение должно быть предметным, защищенным. Недостаток контактирования между сотрудниками приведет к тому, что они начнут восполнять его в частных беседах в соцсетях или мессенджерах. Повышается вероятность утечки коммерческой информации.

Как выглядит единая рабочая среда?

Для чего нужен корпоративный портал?

На первый взгляд может показаться, что КП – нечто вроде CRM-системы, но это заблуждение. Корпоративный портал – более “широкое” программное решение, в котором реализуются следующие опции:

На первый взгляд может показаться, что КП – нечто вроде CRM-системы, но это заблуждение. Корпоративный портал – более “широкое” программное решение, в котором реализуются следующие опции:

Как работает корпоративный портал?

Как правило, используют панель мониторинга производительности сотрудников и другой аналитической информации. Это удобнее, чем таблицы – нет необходимости просматривать столбцы, ведь все данные по запросу как на ладони. Мы предлагаем подробнее рассмотреть лишь некоторые опции корпоративного портала.

Контроль сотрудников

Программное решение фиксирует, сколько сделано звонков работником, время беседы, число пересланных коммерческих предложений, счетов, суммы оплаченных заказов и прочее. Система не позволяет создавать видимость работы – все действия, эффективность, результаты представлены наглядно.

Проанализировав работу, руководитель выявляет слабые места и своевременно помогает разобраться, улучшить показатели. При введении в строй нового работника это незаменимая опция.

Уровень эффективности может быть доступен каждому – так формируется здоровая конкурентная среда, появляется дополнительная мотивация.

Расчет заработной платы

Если отдел работает по системе KPI, то расчет оплаты труда – один из “болезненных” вопросов бухгалтера. Порой сотрудники по несколько раз на дню уточняют, кто сколько заработал. Расчет по названной системе занимает немало времени, если не автоматизирован.

Сервис корпоративного портала рассчитывает зарплату точно, учитывая договоры, акты, услуги и другие показатели, включая бонусы.

Контроль часов

Порой сотрудники очень умело скрывают свои опоздания. Попусту тратится оплачиваемое рабочее время, а коллектив в целом расхолаживается.

При помощи программного решения отслеживают нарушителей и при необходимости применяют к ним санкции. Система “знает”, во сколько начинается и завершается смена, какое наказание предусмотрено при нарушениях, сколько опозданий можно “простить”.

Система хранит данные о количестве рабочих дней, об отпусках, больничных отгулах.

Централизация документооборота

Если нет единого сервера или сети, поиск бумаг затрудняется. Почта, рабочий стол, архив – документ может быть где угодно.

В едином хранилище на базе корпоративного сервиса позволяет создавать, загружать, находить, скачивать информацию тем, кто имеет доступ к ней. Чем обмениваются в рамках КП:

Информация защищена и не попадает в чужие руки.

Эффективное обучение и ввод в строй новых сотрудников

Если компания располагает материалами для тренинга, то информацию можно разместить на портале, сформировать целый курс. Выставьте дедлайны, составьте тесты, оценивайте результаты – функционал сервиса позволяет.

Интеграция с другими программными продуктами

Корпоративный портал можно адаптировать под отрасль, настроить под конкретный проект. Интегрируйте, например, с CRM и получайте данные о звонках, заказах, коммерческих предложениях и прочем.

Информация синхронизируется, создается единая живая среда, в которой ничего не забывается и не пропадает.

Коммуникация

В рамках КП удобно выносить на обсуждение вопросы, получать фидбек от сотрудников. Легко делиться новостями и быть в курсе всего.

Как корпоративный портал влияет на работу компании?

Работая в рамках системы, руководитель оценивает стоимость услуг у партнеров, контролирует процесс по работе с заявками, ведет и актуализирует перечень контрагентов. Легко находит информацию, контролирует подчиненных и помогает им, находит слабые стороны. Ориентируется, в каком направлении развивать проект.

Как еще корпоративный портал влияет на работу компании:

Рассмотрим на примере отдельных категорий:

На деле возможности КП шире, и могут закрывать практически все потребности части персонала.

Как оценить инструмент

Для каждой опции – собственные метрики. Используйте встроенные или дополнительные аналитические инструменты. Отслеживайте эффективность коммуникаций, анализируя поведение пользователей, посещаемость, вовлеченность.

Для оценки сервисов, рабочих процессов ориентируйтесь на время решения задач, время загрузки информации и поиска по запросам. На долю не заполненных на бумаге форм, активность в переписках. Проводите открытые или анонимные опросы среди сотрудников – насколько им нравится сервис, удобно ли, чего не хватает и прочее.

Мы рассмотрели один из инструментов автоматизации. В умелых руках он будет эффективен. Стоит помнить, что сами по себе сервисы не работают – необходим основательный подход, активное участие руководства, ответственные за внедрение. Наконец, никуда без сотрудников, мотивированных использовать новый продукт. Выбирая решение, протестируйте несколько вариантов, прежде чем приобрести подписку или заказать разработку.