Как определить приоритет задач?
Когда все задачи в компании условно важные, руководителю и работникам трудно сориентироваться, с какой начать. Это сбивает темпы, вносит путаницу при совместном исполнении поручений между отделами, замедляет ход бизнеса. Тогда нужно освоить определение приоритетов задач. Это поможет правильно расставлять рабочие процессы по мере важности. После этого время будет расходоваться правильно, повысится производительность, управлять командой будет легче. Ниже вы узнаете, какой метод приоритизации задач эффективен, и сможете выбрать инструменты для себя.
Содержание:
Что означает «приоритизировать задачи»?
Техника приоритизирования заключается в присвоении каждому процессу в команде степени важности. Условно предстоящая работа делится на три категории с высоким, средним и низким уровнем приоритета. Некоторые отмечают их системой цветов. Например: красный - первостепенные дела, зеленые - средней важности, желтый - все остальные. Такая классификация обеспечивает выполнение ключевых задач. Если что-то не успели сделать в конце дня, то обычно это менее важная работа, от которой не зависит успех бизнеса. Без эффективной приоритизации задач неизбежны сбои в команде, снижающие производительность, замедляющие достижение целей.
Советы, которые помогут в приоритизации задач
Чтобы успешно выделять главное и выявлять первостепенные дела, нужно усвоить критерии приоритизации задач. Лучше оценивать предстоящую работу, когда известен весь объем на день, неделю, месяц. Тогда руководитель может учитывать:
- Последовательность выполнения. Например, при разработке нового продукта нельзя запускать рекламу, пока не будет утвержден дизайн упаковки. Здесь создание графики в приоритете.
- Взаимосвязь процессов. Если для нового товара бренда создается отдельный сайт, то от работы дизайнеров упаковки зависит работа по дизайну главной страницы, логотипа, фавикона. Становится ясна первостепенная цель закончить с внешним видом товара.
- Последствия несвоевременного выполнения. Если не выполнить одни дела своевременно, сильно ставится под угрозу бизнес. Например, если не заключить намеченный контракт с поставщиком, то последующая презентация продукта, создание сайта, реклама окажутся бесполезными. У контракта высшая степень приоритетности.
Некоторые руководители используют для расставления приоритетов матрицу Эйзенхауэра. У нее четыре квадрата, составляющие таблицу. В первом важные и срочные дела, во втором – важные, но не срочные. Далее - срочные, но не важные. Завершает таблицу категория не срочных и не важных задач. В такой последовательности приступают к выполнению.
Методы приоритизации задач
Расставлять приоритетность заданий можно несколькими способами. Одни директора компаний делают это в голове. Но так можно легко забыть об одном из дел, что все испортит. Другие - пользуются календарем. На общем листе с размеченным месяцем мало места для записей (кому какая работа поручена, что в приоритете). В календаре с отдельной страницей на день писать удобно, но не видно картины за месяц.
Удобнее всего планировать работу в программе. Это наглядно и просто. Например, у софта А2Б можно создавать проекты, указывать степень важности, рассылать задания. Когда у сотрудника появляется новая задача, высвечивается уведомление. Есть встроенный чат для быстрой связи. При окончании дедлайна всплывает напоминание. Руководитель видит ход выполнения, уровень загруженности команды и каждого рабочего. По итогам недели, месяца можно сформировать отчет. С таким инструментом управлять работой команды гораздо легче.
