Виды электронного документооборота: как внедрить систему в компанию?
Содержание:
Электронный документооборот (ЭДО) набирает обороты, на него переходит все больше компаний. Правительство России тоже делает упор на эту технологию, постепенно переводя документацию ведомств в электронный вид. Рассмотрим виды ведения электронного документооборота и как бизнесу перейти от бумаги к цифровому сервису.
Виды электронного документооборота
Сейчас 99% типов бланков, постановлений, приказов составляются в компьютере. Исключение - квитанции, накладные, выписываемые на месте от руки. Затем текст распечатывается на принтере, подписывается (ставится печать), отправляется в работу, адресату. Если имеется электронная подпись (ЭП), файл можно подписать в компьютере, и не распечатывая отправить адресату по Email, мессенджеру или передать на USB-носителе.
Это уже похоже на электронный документооборот, но нет гарантии, что файл не потеряется в длинном списке сообщений или не попадет в спам. Не все способы отправки позволяют контролировать, просмотрен ли текст. Без ЭП непонятно, кто отправил файл, если это корпоративная почта. Не все инстанции принимают отчетные или договорные формы по Email.
Поэтому разработана система электронного документооборота (СЭД), к которой подключают бизнес. Она упорядочивает обмен файлами, делает его прозрачным, отслеживаемым, легким. Работу программы настраивает разработчик. Для передачи документации только внутри организации больше ничего не требуется. Чтобы отправлять данные контрагентам или в государственные инстанции, подключаются к оператору ЭДО. Исходя из этого система ЭДО делится на внутреннюю и внешнюю.
Внутренний ЭДО
Внутренний ЭДО - это документы, вращающиеся внутри компании. Среди них:
- накладные, квитанции для выписывания товара при перевозке на другой склад;
- инструкции по работе;
- устав организации;
- служебные записки;
- приказы о назначении, принятии на работу, увольнении, отпуске, переводе в другой отдел;
- протоколы заседаний;
- технические документы.
Внешний ЭДО
Внешний ЭДО - это документация, движущаяся между партнерами, контрагентами, государственными инстанциями. Сюда относятся заявки на тендеры, декларации, финансовая отчетность в ФНС, договора с подрядчиками, поставщиками и пр.
ЭДО по типам
При помощи СЭД можно создавать разные типы документации по категориям:
- Товарный учет. Отражает списание продукции, приемку, перемещение на другое место хранения.
- Кадровый учет. Подразумевает документацию по трудовым отношениям, кроме журнала инструктажа по ТБ, охране труда.
- Бухгалтерия. Содержит внутренние справки, выписки, счета, подтверждающие движение средств внутри организации.
- Управленческие документы. Включают приказы, регламенты, трудовой распорядок.
С ЭДО ведение всех категорий документов упрощается. Этапы согласования сводятся к минимуму. Рассмотрим преимущества внедрения системы подробнее.
Плюсы от перехода на ЭДО
Переход на упорядоченную систему ЭДО имеет ряд преимуществ перед бумажным документооборотом:
- Компактное хранение. Не требуется помещение в качестве архива, не нужны стеллажи, папки, степлеры. На жестком диске документация занимает 1-10 ГБ, в зависимости от объемов файлов компании.
- Легкость контроля. Каждый отправитель может отслеживать маршрут перемещения файла, время получения и прочтения.
- Снижение ошибок. При формировании бланка, если какие-то поля остались пустыми или заполнены неправильно, система ЭДО покажет ошибку. Исправить цифровой файл проще, чем переписывать бумажный вариант или заново распечатывать. Документация отправляется точно адресату по заранее составленному маршруту. Нулевая вероятность попадания формы не в те руки.
- Надежность. Бумага портится от влаги, на ней выгорает часть текста, подпись легко подделать. Не редкость, когда в архивах бумагу едят грызуны.
- Экономия времени. При ручной передаче пакетов бумаг между отделами затрачивается от 5 минут до нескольких часов. Еще больше времени тратится, когда подразделение одной компании находится в другой части города или в области. С ЭДО доставка документа занимает 5 секунд.
- Удобство использования. Создавать, исправлять, получать документы можно в одном окне программы. Доступ к софту есть на планшете, смартфоне, ноутбуке или ПК, на котором настроена СЭД. Легко найти файл по дате получения, имени отправителя, тематике.
- Экономия средств. Не нужны принтеры, тонеры, бумага, скрепки, подшивки. Отпадает нужда в услугах курьерских служб для отправки документации в удаленные подразделения компании.
Руководителю легче отслеживать перемещение документа, контролировать ход исполнения. С переходом на ЭДО бизнес становится быстрее, результативнее. Повышается безопасность, поскольку подделать файл сложнее, чем бумагу.
Как внедрить ЭДО в организацию
Если фирма не заключает много договоров с внешними компаниями, а бухгалтерия готова распечатывать отчеты для ФНС, достаточно внутреннего ЭДО. Для внедрения необходимо установить систему электронного документооборота. Это может быть облачное решение. На каждом компьютере и мобильных устройствах фирмы настраивается доступ к веб-версии. Для обеспечения работоспособности взимается месячная плата.
Второй вариант внедрения ЭДО в бизнес - коробочная версия с ограниченным количеством пользователей. Устанавливается на сервер компании (выделенный или виртуальный). Плата за нее взимается сразу, но впоследствии ничего покупать не потребуется. За отельную плату можно заказать доработку под индивидуальные нужды компании. Софт устанавливается и настраивается на ПК, ноутбуках, других устройствах. Происходит обучение сотрудников использованию.
Особенности перехода
При переходе на ЭДО необходимо задать важные настройки. Одна из них - уровни доступа сотрудников. Благодаря этому программа сможет автоматически открывать доступ работникам компании к определенным разделам, необходимым для исполнения своих обязанностей. При поступлении новой документации, у них будет высвечиваться сообщение.
Еще настраиваются маршруты отправки цифрового документа. Существуют массовые рассылки, когда информация касается всех работников, персональные или по отделам. Это задается разработчиком на этапе внедрения ЭДО.
В уставе организации нужно прописать новый пункт, что теперь цифровые документы с электронной подписью приравниваются к бумажным, заверенным личной подписью отправителя. Руководству нужно решить, какой тип ЭП использовать. Простая подпись заключается в виде логина/пароля для входа в учетную запись. Этого достаточно для большинства сотрудников, создается бесплатно.
Неквалифицированная электронная подпись подразумевает применение ключа. Выдается в любом удостоверяющем центре. Аккредитация от правительства не обязательна. Такой тип ЭП понадобится руководителю для заверения важных файлов. Тогда получатели будут уверены, что приказ исходит от директора, а не просто отправлен кем-то с его компьютера. Для отправки файлов контрагентам и в государственные органы нужна квалифицированная подпись. Ее получают в аккредитованном центре.
Выводы
Внедрение СЭД в бизнес стоит денег. Но при облачном варианте нет первоначальных вложений, поэтому интеграция происходит незаметно. В случае установки коробочной версии, переход окупится впоследствии за счет экономии на бумаге, ускорении процессов.
